BNI, confinement et visioconférences. Retour d’expérience

Directeur de BNI France, Christophe Ribaimont nous raconte comment l’entreprise a su s’adapter et innover son mode de fonctionnement face à la crise du covid-19. Basée sur un principe de réunions hebdomadaires dans des lieux confinés, BNI a dû rapidement se réinventer afin de pouvoir continuer ses opérations. Grâce à une forte coopération et implication des différents acteurs, c’est un réel bond technologique qui s’est produit en quelques semaines. Et si le fonctionnement en présentiel va reprendre peu à peu, certains nouveaux modes de fonctionnement ont apporté de réels bénéfices et seront sûrement pérennisés.

Chistophe Ribaimont est directeur de BNI France. Depuis 35 ans, BNI propose à ses membres une méthode, des formations, ainsi qu’un accompagnement afin de les aider à développer leur chiffre d’affaires en optimisant le « Bouche à Oreille ». Si les entreprises sont souvent plongées dans un esprit de concurrence la semaine, les réunions hebdomadaires organisées par BNI offrent une approche différente, axée sur la coopération avec une philosophie « Qui donne, reçoit ».

Ces réunions se déroulent généralement dans des restaurants ou des hôtels, de 7h à 9h, avant les horaires de travail, et sont précédées et suivies par un petit-déjeuner plus informel. L’ordre du jour est réparti en 20 points s’appuyant sur 35 ans de retour d’expérience afin d’optimiser les résultats à la fois pour les membres et pour les visiteurs. En plus des échanges de recommandations, chacun a l’opportunité de rencontrer des partenaires de confiance, qu’ils soient fournisseurs ou clients.

En moyenne, les réunions regroupent une trentaine de membres et quelques invités, mais peuvent parfois rassembler plus de 80 participants. L’idée est d’échanger, de s’entraider à faire du business avec rigueur et exigence, tout en gardant une atmosphère conviviale et agréable.

Christophe souligne d’ailleurs qu’il est pour lui essentiel que les membres et invités passent un moment « fun » et prennent du plaisir à être ensemble, sans pour autant mettre la qualité de côté.

En raison de son principe de fonctionnement regroupant plusieurs personnes dans des lieux confinés, BNI a été frappée de plein fouet par l’arrivée du covid-19. Cependant, il était pour Christophe évident que les réunions devaient continuer. C’est d’ailleurs dans un contexte difficile qu’Ivan Misner a fondé BNI il y a 35 ans déjà, alors que son entreprise périclitait. La notion de travail en équipe s’est peu à peu développée jusqu’à devenir essentielle, particulièrement à l’heure où de nombreux membres se retrouvent dans une situation délicate. Le covid-19 a imposé une nouvelle réflexion, un besoin de se réinventer afin de pouvoir pérenniser la mission de BNI. Dès le début du confinement, la question n’était alors plus comment développer son chiffre d’affaires, mais quelle stratégie et accompagnement adopter afin de maintenir l’activité des membres et de BNI. L’idée est alors d’utiliser le temps à disposition pour adapter, développer l’entreprise afin de rebondir plus vite et plus fort que les concurrents à la sortie du confinement.

Entreprise internationale fonctionnant sous le principe de la franchise, BNI France et Belgique francophone emploie 8 salariés à temps plein. L’équipe est cependant beaucoup plus grande, regroupant 50 directeurs de région, franchisés ou prestataires de services, des formateurs, des directeurs consultants, mais aussi des ambassadeurs sur le terrain. De nombreux membres comptent sur leur groupe BNI pour percevoir un volume régulier de recommandations.

La structure internationale et l’organisation de BNI ont permis de rapidement prendre conscience de la situation en Chine et en Italie. L’entreprise a su faire preuve de souplesse et d’adaptabilité. Essentiel, le retour d’expérience des collègues chinois et italiens s’est révélé particulièrement bénéfique dans l’élaboration d’une stratégie efficace permettant d’affronter cette période si particulière.

BNI et la transformation digitale

Il y a quelques années, BNI n’avait pas échappé à la transformation digitale. L’entreprise avait alors dû s’adapter en repensant son organisation, passant du papier au numérique afin de faciliter la gestion des groupes et des statistiques. Ce changement, pourtant anticipé, s’était étalé sur deux années complètes. En effet, beaucoup de membres avaient l’habitude de fonctionner sur papier, tandis que les plus jeunes essayaient de pousser pour un passage au digital. La transition s’est donc faite sans urgence, avec souplesse, tout en accompagnant au maximum les plus réticents.

Avec l’arrivée du Covid-19, BNI est parvenue à s’adapter en seulement deux semaines. Cela s’est fait sans préparation, ni anticipation préalable, mis à part les retours des premiers pays touchés par la crise. Comment expliquer une transition si rapide ? Contrairement aux expériences précédente, l’urgence de la situation a fait du changement une priorité absolue. Tout le monde a accepté la nécessité du confinement, comprenant que quelque chose de majeur était en train de se produire : s’adapter aux nouvelles contraintes est devenu une question de survie pour les entreprises.

L’état d’esprit positif et l’entraide qui caractérisent les membres BNI a été un atout décisif pour affronter cette crise.

Du présentiel au réunion en visioconférence

Le groupe BNI Pau Fébus en pleine réunion !

La première étape du changement consistait à choisir un outil permettant de continuer les réunions à distance. Pour cela, chaque directeur national a eu la possibilité de présenter ses préconisations et un certain nombre de plateformes ont été étudiées. Le choix s’est rapidement orienté vers ZOOM pour plusieurs raisons. La plateforme contient de nombreuses fonctionnalités particulièrement utiles pour BNI et pas toujours possibles avec la concurrence. ZOOM permet d’organiser des réunions de tailles compatibles avec celles de BNI, l’affichage est dynamique et aide à suivre facilement le locuteur. La plateforme est aussi pratique pour les formations, les webinaires, avec la possibilité de réaliser des sondages. Enfin, ZOOM possède d’excellentes références en matière de sécurité, répondant tout à fait aux exigences de BNI.

Christophe est aujourd’hui extrêmement satisfait par ce choix qui n’a nécessité aucun sacrifice dans le mode de fonctionnement des réunions. Il souligne d’ailleurs que de nombreuses entreprises se sont tournées vers ZOOM et que la plateforme a connu un succès exponentiel depuis le début du confinement. Si un petit temps d’adaptation s’est révélé nécessaire afin de bien appréhender et s’approprier l’outil, tout le monde l’a très vite adopté. Une fois la barrière psychologique levée, son fonctionnement permet de laisser place à l’imagination et à la créativité, sans oublier une petite dose de « fun ».

Nous souhaitons revenir en présentiel dès que les conditions sanitaires seront réunies. Cela dit la visioconférence présente des avantages non négligeables pouvant bénéficier à BNI sur le long terme.

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Le premier concerne la suppression du temps de route et du trajet en lui-même, offrant un gain de temps considérable pour certains membres. Les participants peuvent se connecter du lieu qu’ils souhaitent, facilitant ainsi leur organisation. Cela permet de lever les frontières et créer de nouveaux liens, en mélangeant des membres en provenance de zones géographiques différentes. Des entreprises se sont d’ailleurs associées pour monter des partenariats pendant le confinement. Enfin, il n’est plus nécessaire de préparer la salle à chaque réunion et de s’occuper du petit-déjeuner. Le temps gagné peut alors être consacré à d’autres tâches, comme l’appel des visiteurs, ou leur accueil dans des salles virtuelles.

Des ateliers réunissant des professionnels aux métiers similaires ont été organisés pendant le confinement, afin de trouver des idées permettant de s’adapter au mieux à la crise et d’anticiper la reprise. Une forte coopération s’est développée entre des concurrents qui, par le passé, auraient hésité à être dans la même pièce.

Dès que les conditions sanitaires le permettront, les groupes reviendront en présentiel. Il souligne cependant que la visioconférnce pourrait avoir un intérêt dans certaines zones ou situations. Des groupes Online pourraient perdurer, où des rencontres en ligne seraienyt alternées avec du présentiel. Le principe serait de garder des groupes locaux qui se réuniraient en visio-conférence toutes les semaines, puis autour d’un café ou d’un déjeuner tous les 2/3 mois.

Du côté des formations, si une partie va revenir en présentiel, certaines pourront rester en visioconférence. Cela donnera beaucoup plus de flexibilité aux participants.

Pour conclure, Christophe explique que tout le monde a beaucoup appris collectivement de cette situation. Pour les « digitaux tardifs » comme lui, le confinement a été un vrai déclic : « plus le choix, il fallait s’y mettre ». Cela a permis un réel bond technologique, et toutes les personnes impliquées dans BNI ont fait en sorte de rendre ce changement accessible. Dans les prochains mois, BNI souhaite poursuivre sa transformation digitale… postulation, renouvellement et paiement en ligne de mire.

A propos de l’auteur

Franck ZORDAN, réalisateur, chef de projet et gérant de OuvertureTV

Franck ZORDAN

Chef de projet et Gérant

Franck ZORDAN est le responsable de l’agence de communication audiovisuelle OuvertureTV implantée à Pau dans le 64. Il est également responsable de groupes de recommandations d’affaires BNI à Pau et cofondateur du média local TipyTV.

A propos de nous

OuvertureTV est une agence de communication audiovisuelle. Nous produisons des films et proposons des services vidéos pour l’événementiel. Basée Pau, nous intervenons principalement dans le triangle Bordeaux – Toulouse – Biarritz. Certains de nos services ne nécessitant pas déplacement – motion design, visioconférence événementialisée,  postproduction, … – nous proposons nos solutions dans l’hexagone et l’Europe francophone.

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