VISIO BOULOT et non SKYPE APÉRO : des conseils pour ceux qui interviennent le plus

Dans la série, “une visio boulot n’est pas un skype apéro”, quelques conseils pour les organisateurs d’événement en visio. Car oui, c’est un événement et il faut le préparer comme tel !

Nous sommes d’accord, la réunion d’équipe du lundi matin n’a pas le même enjeux qu’un workshop avec des clients. Alors à vous d’adapter le niveau de préparation.

Avant la visioconférence

Si vous allez au-delà d’une simple réunion avec des collègues, lors d’une conférence, d’une réunion commerciale avec des clients, pour un webinaire, une réunion avec des partenaires  … considérez votre visioconférence comme un événement. Il vous faut donc penser événementiel ! Faire vivre une expérience enrichissante et agréable à vos spectateurs.

Quelques questions à se poser avant l’événement

• Qu’est ce que j’attends de cet événement ? Une visio est un outil de comm’, avoir un objectif clair est essentiel pour mesurer son résultat.
• Quelles sont la date et l’horaire les plus pertinents en fonction de mon public ? S’ill s’agit d’un événement que vous organisez habituellement en présentiel, ne changez pas les habitudes, gardez la même plage horaire. Indiquez aux participants que la salle sera ouverte 15 minutes avant l’heure H.
• Est il souhaitable que tous les participants puissent prendre la parole ? Faut il privilégier un outil de visioconférence (tout le monde peut parler), faut-il des options de webinar (seuls quelques participants peuvent prendre la parole, les autres sont uniquement spectateurs), un Facebook live est peut-être suffisant (les participants sont seulement spectateurs) …
• Combien y aura t-il d’intervenants ? Vous êtes plusieurs à prendre la parole ? Evitez la configuration en rang d’oignons devant la webcam. Les participants vous voient mal et les intervenants qui n’ont pas la parole ne savent jamais quelle attitude adopter et vont immanquablement se relâcher (bailler, se gratter le nez …). L’idéal, c’est chacun devant son PC mais dans des pièces séparés pour éviter les larsens audio. (non, l’idéal est de faire appel à Ouverture pour une visio augmentée 😉 ) 
• Les participants doivent-ils s’inscrire  ? Conseillé si votre événement va au delà d’une réunion de quelques participants. Comment vont-ils s’inscrire ? Un simple retour d’e-mail peut suffire ou un Google Form si vous devez gérer un listing plus long.
• Quand vont ils recevoir le lien de connexion à la plateforme de visio-conférence ? Si cette réunion est confidentielle, évitez de communiquer le lien trop tôt et activez à minima un mot de passe pour y accéder. Une salle d’attente pour autoriser les participants à accéder à la salle de visio étant le plus sûr.

Certaines questions ne se posent même pas !

• Préparez un ordre du jour (un plan de votre présentation). Vous pouvez même le communiquer aux participants en amont de la réunion. 
• Vous ne souhaitiez pas utiliser de présentation de type Powerpoint ? Erreur ! Diffusez au moins votre ordre du jour (le plan de votre présentation). Cela permet aux participants de vous suivre plus facilement et d’intégrer vos messages.
• Pas de Powerpoint trop chargé ! Je ne développe pas, les mêmes règles que pour une réunion en présentiel s’appliquent.
• Vous êtes plusieurs intervenants ? Préparez un ordre de passage et organisez éventuellement un filage, une réunion test même de quelques minutes pour répéter le passage de témoin entre les prises de paroles.
• Préparez quelques questions… pour des participants complices lors de la séance des questions. Cela délie les langues et / ou évite une séance de questions sans question (c’est toujours gênant).
• Déléguez ! Vous êtes super fort mais vous ne pourrez pas tout faire le jour J. 
  • Un collègue en charge des questions techniques. Communiquez son contact aux participants avec le lien de connexion, cela évite les coup de fil à quelques minutes du coup d’envoi. 
  • Un collègue en charge de l’accueil des participants. C’est lui qui va répéter 40 fois “Bienvenue, merci de couper votre micro et de laisser activée votre caméra, c’est plus convivial”. Pendant ce temps, vous resterez concentré sur votre présentation.
  • Un collègue en charge du chat. Les participants peuvent y faire des remarques pertinentes ou poser des questions qui le sont tout autant. Ils vous communique alors les infos les plus importantes.

Naturellement, en fonction de votre audience, un seul collègue peut suffire !

Vous le voyez, la préparation est essentielle. Maintenant, tout le reste va rouler !!

Le jour J

• Testez votre configuration : le logiciel (une mise à jour de dernière minute fait toujours stresser), votre caméra, le microphone, votre présentation… 

• Prévenez  vos collègues ou votre famille (pour les visios depuis la maison). Arriver en chantant (ou en petite tenue) dans votre bureau pendant la visio peut créer un malaise.
• Testez votre connexion internet. Les accès ADSL privilégient la réception à l’envoi. Vous manquez de débit ? Que faire ? Privilégiez la caméra au partage d’écran !  En effet, le partage d’écran va consommer de la bande passante au détriment de votre image et du son. “Oui, mais j’ai un Powerpoint à partager !” Demandez à un collègue de gérer sa diffusion (pensez bien à “DELEGUER”). Mettez vraiment un point d’honneur à allumer votre caméra, le non-verbal est fondamental pour votre communication.*
• Peaufinez votre image. Au sens propre comme au figuré. Dans un précédent article, je donne des conseils pour une bonne image en visioconférence. A vous de jouer !

Au démarrage de la visioconférence

• Il y a d’autres intervenants ? RDV 30 minutes (au moins) avant l’heure H pour valider la technique et se mettre en condition.
• A 15 minutes de l’heure H, ouvrez la salle de visio. 
• Privilégiez un accueil “physique” des participants par un collègue : “Bienvenue, la réunion va commencer à 17h, merci de couper votre micro mais de laisser votre caméra allumée, c’est plus sympa !”
• Proposez aux participants de vérifier le nom affiché dans leur vignette. Garder le pseudo du dernier apéro Skype ça peut faire mauvais genre. 
• Assurez vous qu’un collègue (ou un participant de confiance) sache couper le micro des participants (il y en a toujours un qui oublie son micro et qui répond au téléphone…)

Lors de votre prise de parole

Ca y est, c’est le grand moment ! Prenez une grande inspiration, c’est parti !

Pas beaucoup de conseils à vous donner, vous êtes déjà un pro, ce n’est pas votre première présentation, faites comme dans une réunion en présentiel !

2 détails pourtant  :

• Si la présentation est enregistrée ou même diffusée en live sur un réseau social, prévenez les participants. Ils peuvent ainsi couper leur caméra.
• Regardez régulièrement les participants dans les yeux ! Donc regarder régulièrement votre webcam !

Après la visioconférence

Bravo ! Votre événement Online c’est super bien passé. Il reste tout de même quelques petites choses à faire.

• Proposez un compte rendu. Même pour les présents, c’est encore plus utile qu’en présentiel. 
• Proposez un replay, si la conférence n’est pas confidentielle…
• Tenez vos engagements. Pensez à envoyer la présentation si vous avez proposé de le faire !!
• Faites le bilan. Les points forts, les points d’amélioration (vous êtes bon, mais il y en a toujours). 
• AVEZ VOUS ATTEINT VOTRE OBJECTIF ? ( difficile à savoir si vous n’aviez pas défini d’objectif …)

Si vous ne pensez pas avoir les ressources nécessaires pour gérer toute cette cheklist, faites appel à des professionnels de l’événementiel. Ce n’est pas une prestation onéreuse si vous la comparez à une réunion en présentiel.  Ouverture, mon agence, propose un service que l’on peut même opérer à distance pour réaliser une visioconférence augmentée. Je dis ca, je dis rien …

Maintenant, c’est à vous de jouer ! Et n’oubliez pas, une visio boulot, n’est pas un Skype apéro !